สิ่งที่คนทำงานมักจะต้องเจอเป็นประจำ คือ การทำงานที่วุ่นวาย มีหลายหน้าที่ที่ต้องจัดการ และมีความสำคัญเร่งด่วนที่แตกต่างกันออกไป แม้ว่าจะลำดับความสำคัญได้แล้วแต่หลาย ๆ ครั้งก็ยังพบว่าไม่สามารถจัดการงานตามโครงสร้างที่วางเอาไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพเท่าที่คิด การนำเทคนิคแบบ 3-3-3 มาใช้จะช่วยให้บริหารจัดการเวลา และทำให้งานมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นได้ในเวลาเดียวกันครับ
แนวคิดการบริหารจัดการเวลาแบบ 3-3-3 นั้นเป็นการออกแบบระบบการทำงานที่สอดคล้องกับความเป็นจริงของกายภาพมนุษย์ โดยทำการแบ่งโครงสร้างของงานออกเป็น 3 ก้อน เพื่อให้สามารถจัดการกับเวลาด้วยสมาธิที่ดีกว่า ในขณะที่ลดภาระความเหนื่อยล้าลงไปในเวลาเดียวกัน
เทคนิค 3-3-3 จะช่วยลดอาการ Burnout ด้วยการเว้นระยะของงานอย่างเหมาะสม ทำให้มองเห็นงานแบ่งออกเป็นเวลาและลำดับความสำคัญได้อย่างชัดเจน การบริหารจัดการจึงมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่ต้องใช้สมาธิกับงานใดงานหนึ่งที่มีรายละเอียดเชิงลึกหรือมีความสำคัญสูง 3-3-3 จะช่วยให้เกิดการจดจ่อกับหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เพราะสมองของมนุษย์ทำงานอย่างมีสมาธิเต็ฒที่ได้ต่อเนื่องเป็นเวลา 3 – 4 ชั่วโมงเท่านั้น
แนวคิด 3-3-3 จึงแบ่งเวลาและภาระหน้าที่ออกเป็น 3 ส่วน ได้แก่
- 3 ชั่วโมงกับงานสำคัญ – งานที่ต้องการรายละเอียดสูงในโครงการหรือภาระงานที่มีความสำคัญมากที่สุด โดยจะมีการวางแผนล่วงหน้าหนึ่งวันหรือหนึ่งคืนในการวางเป้าหมาย/ความก้าวหน้าที่ต้องการที่จะทำให้ได้ใน 3 ชั่วโมงนี้
- 3 งานที่มีระยะเวลาสั้น – โดยมากมักเป็นงานด่วน หรืองานที่รอคิวอยู่ ตลอดจนงานที่พยายามผ่อนผัน บางงานอาจใช้เวลาไม่กี่นาที หรือบางงานอาจใช้เวลามากกว่านั้น เรียกว่าเป็นงานที่มีความสำคัญรองจากกลุ่มแรกก็ได้เช่นกัน ซึ่งการโทรศัพท์หรือการประชุมก็ตกอยู่ในข้อนี้อย่างไม่ต้องสงสัย
- 3 กิจกรรม ‘ซ่อมบำรุง’ – เป็นกลุ่มงานรายวันจำพวกที่ต้องคอยดูแลให้มีการทำงานที่ต่อเนื่อง มักเป็นงานยิบย่อยที่สามารถทำให้สำเร็จได้อย่างรวดเร็ว เช่น การอ่านอีเมล์
ในการวางแผนใช้งาน 3-3-3 นั้นควรจะรวมเวลาพักเอาไว้ด้วยเพื่อให้ร่างกายและจิตใจได้พักจากภาระที่เกิดขึ้น
ที่มา:
https://www.stylist.co.uk/life/3-3-3-method-productivity-time-management/939462
https://www.inc.com/jeff-haden/want-to-be-more-productive-without-the-grind-try-the-3-3-3-technique/90986379
https://www.linkedin.com/pulse/3-3-3-method-workplace-boosting-productivity-focus-pedro-keewf#:~:text=In%20the%203%2D3%2D3,a%20more%20structured%20work%20routine.
