เพราะมนุษย์ไม่สมบูรณ์แบบและหลายครั้งข้อบกพร่องก็มีมากมายเสียเหลือเกิน ปัญหาจากพฤติกรรมพื้นฐานของมนุษย์เหล่านี้ส่งผลต่อการแก้ไขอย่างมีเหตุผลและเป็นระบบระเบียบ ปัญหาเหล่านี้จะชัดเจนและส่งผลกระทบร้ายแรงยิ่งขึ้นเมื่อเป็นประเด็นในโลกของธุรกิจหรือโลกของการผลิตที่ต้องการการแก้ไขอย่างรวดเร็ว รวมถึงยังต้องมีการบันทึกข้อมูล (Log) ไว้เพื่อบริหารจัดการอีกด้วย
เมื่อเกิดปัญหาขึ้นในการทำงานสิ่งที่เราสามารถพบเห็นได้บ่อย คือ พฤติกรรมบ่ายเบี่ยงหรือการโยนความผิดกันไปมา หลายครั้งการบ่ายเบี่ยงเหล่านี้ไม่ได้นำไปสู่การแก้ปัญหาแต่อาจจะหมายถึงงานนิ่งเฉยและโยนความรับผิดชอบไปยังใครสักคนให้จัดการกับสิ่งที่เกิดขึ้น แต่ความแข็งแรงของวัฒนธรรมองค์กรที่ดีและมีประสิทธิภาพไม่อาจงอกงามได้จากสิ่งเหล่านี้ การแก้ไขปัญหาที่เหมาะสม คือ ‘จงมองให้เห็นปัญหา ศึกษาปัญหาเหล่านั้นและแก้ปัญหาเสีย’ ไม่ใช่เพียงมองเห็นปัญหาแล้วก็จัดการกับการโทษคนอื่น แต่เป็นการช่วยกันหาทางออก แก้ไข ป้องกันสิ่งที่อาจเกิดขึ้นต่างหากธุรกิจจึงจะเดินไปข้างหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้นหากจะแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในการทำงานสิ่งที่พึงระลึกไว้ในใจ ได้แก่
ถกปัญหาแบบเลิกโทษกันไปมาเสียที
วัฒนธรรมการแก้ไขปัญหาแบบ ‘จัดการแบบการกล่าวโทษ’ นั่นคือการหาตัวผู้รับผิดชอบแล้วยกทั้งหมดเอาไว้ที่ผู้รับผิดชอบเพียงคนเดียว แต่ในวัฒนธรรมการแก้ปัญหาแบบ ‘จัดการที่ตัวปัญหา’ จะทำให้สามารถระบุถึงเนื้อแท้ของปัญหาได้อย่างรวดเร็ว วัฒนธรรมองค์กรเช่นนี้ยังช่วยเสริมแรงในการพิจารณาถึงปัญหาและสาเหตุอีกด้วย การแก้ไขตามแนวทางดังกล่าวอาจได้ยินคำถามว่า “ปัญหาเกิดขึ้นนานแค่ไหนแล้ว?” “แล้วสิ่งนี้เกิดขึ้นบ่อยแค่ไหน?” หรือ “สถานการณ์แวดล้อมของปัญหาเป็นอย่างไร” คำถามเหล่านี้นำมาซึ่งการค้นขาข้อมูลและรายละเอียดต่าง ๆ
แต่สำหรับคำถามอย่าง “มันเกิดสิ่งนี้ขึ้นได้อย่างไร” “ทำไมไม่มีใครทำอะไรสักอย่างล่ะ” หรือ “ทำไมไม่ป้องกันก่อนเกิดเรื่อง” เป็นคำถามที่ควรหลีกเลี่ยง เนื่องจากเป็นคำถามที่ชี้นำไปสู่การลงโทษมากกว่าการแก้ไขปัญหาและปรับปรุง
เปิดเผยปัญหาและอย่าเมินเฉยกับความเคยชิน
หนึ่งในสิ่งที่ยังคงหล่อเลี้ยงปัญหาให้ซ่อนตัวได้อย่างมิดชิดคือประโยคเด็ดที่ว่า “ที่นี่เราทำกันมาแบบนี้” หรือ “ก็ทำกันแบบนี้ตลอด” ซึ่งเป็นชุดความคิดที่ถ่วงความเจริญอยู่ไม่น้อย หลายครั้งที่องค์กรที่มีคนจำนวนหนึ่งและมีลำดับขั้นในการทำงานที่หลากหลายไม่อาจแก้ไปหาได้เนื่องจากไม่เกิดการรายงานข้อมูลไปยังผู้จัดการเนื่องจากเป็นความเกรงใจหรือวัฒนธรรมองค์กรบางอย่าง ตลอดจนความหวาดกลัวต่อการถูกตำหนิหรือการเผชิญหน้า
เพื่อแก้ปัญหาให้ถูกประเด็น วัฒนาธรรมองค์กรต้องมีถูกออกแบบให้มีความจำเพาะและชัดเจนเพื่อให้เปิดเผยปัญหาตั้งแต่เนิ่น ๆ ซึ่งจะมีราคาที่ต้องจ่ายไม่มากนัก หัวหน้างานและผู้จัดการต้องแวะเวียนเพื่อพูดคุยกับทีมอย่างสม่ำเสมอเพื่อสอบถามถึงสิ่งที่เกิดขึ้นและสอบถามถึงปัยหาที่คาดว่าจะเกิดขึ้น เมื่อมีประเด็นเกิดขึ้นจากทีมงานผู้จัดการต้องให้ความสำคัญและแก้ปัญหาอย่างจริงจังไม่ใช่เป็นการปัดกวาดเอาไว้ใต้พรม แต่ผู้จัดการหรือหัวหน้างานต้องเข้าใจเสียก่อนว่าหน้าที่การทำงานนั้นไม่ใช่เพียงแต่ออกคำสั่งและกำกับการณ์ แต่ต้องรับฟัง เรียนรู้และเป็นพี่เลี้ยงในเวลาเดียวกัน สมาชิกทีมที่นำปัญหาขึ้นมาควรได้รับการยอมรับและจดจำในด้านดีไม่ใช่คนขี้ฟ้องหรือสร้างความยุ่งยาก
ต้องมีโครงสร้างแนวคิดสำหรับการแก้ปัญหาที่แข็งแรง
องค์กรนั้นจะได้ประโยชน์มากที่สุดเมื่อทุกคนใช้แนวทางร่วมกันในการแก้ปัญหา หนึ่งในแนวทางแก้ปัญหาที่น่าสนใจ คือ 5P ในการแก้ปัญหา ซึ่งโครงสร้างของหลักกการ 5P นั้นทำให้เกิดการสื่อสารว่าจะทำอย่างไรให้ปัญหาถูกจัดการได้อย่างง่ายดายยิ่งขึ้นอย่างเป็นรูปธรรม
สุดท้ายแล้วสิ่งสำคัญในการแก้ปัญหา คือ การทำให้ปัญหาถูกมองเห็นและจัดการได้อย่างเป็นระบบ สิ่งเหล่านี้ยังจำเป็นต้องกลายเป็นพื้นฐานในการทำงานประจำวันโดยที่ทุกคนไม่ต้องมานั่งนึกถึงมันอีก
การที่องค์กรจะมีโครงสร้างการทำงานที่ชัดเจน มีทัศนคติในการทำงานที่ถูกต้องได้นั้นมาจากการให้ความใส่ใจในวัฒนธรรมองค์กร ต้องลงทุนในการฝึกอบรมและการสื่อสารต่าง ๆ ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นนั้นจะมีค่าอย่างมากสำหรับการทำงานในระยะยาว ไม่ว่าจะเป็นการระบุปัญหา การเข้ปะทะกับปัญหา และการแก้ปัญหาได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ นำมาซึ่งศักยภาพในการแข่งขันขององค์กรที่แข็งแรงจากภายใน
ที่มา:
Industryweek.com
