บทบาทของฝ่ายจัดซื้อจัดจ้างได้เปลี่ยนจากหน่วยสนับสนุนมาเป็นกลไกเชิงกลยุทธ์ศาสตร์ ที่มีผลกระทบโดยตรงต่อความสามารถในการแข่งขันขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นการควบคุมต้นทุน การบริหารซัพพลายเชน หรือการปฏิบัติตามพันธะด้านความยั่งยืน
อย่างไรก็ดี กระบวนการจัดซื้อจำนวนมากยังคงเผชิญกับข้อจำกัดที่มาจาก ความซับซ้อนเชิงข้อมูล และ ข้อจำกัดของทรัพยากรบุคคล ซึ่งไม่สามารถตอบสนองต่อความเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในเชิงเศรษฐกิจและเทคโนโลยีได้ทัน
AI จึงไม่ควรถูกมองเป็นเพียงแค่ ตัวช่วยอัตโนมัติ แต่ควรถูกวางไว้เป็น องค์ประกอบเชิงโครงสร้าง ที่จะยกระดับระบบการจัดซื้อให้สามารถตัดสินใจได้อย่างแม่นยำ ทันเวลา และเป็นระบบมากยิ่งขึ้น
1. การเพิ่มประสิทธิภาพด้านต้นทุน (Cost Optimization)
หนึ่งในศักยภาพหลักของ AI คือการวิเคราะห์ข้อมูลการใช้จ่ายที่กระจัดกระจายให้กลายเป็นภาพรวมที่สามารถตีความได้ และนำไปปฏิบัติจริงได้อย่างรวดเร็วยกตัวอย่างเช่น AI สามารถจำแนกหมวดหมู่การใช้จ่ายโดยอัตโนมัติ ช่วยให้เห็นแนวโน้มที่เคยถูกมองข้ามไปจากสายตามนุษย์ และนอกจากนั้นระบบ Machine Learning เองก็สามารถเรียนรู้พฤติกรรมการใช้จ่ายในอดีตและสร้างแบบจำลองคาดการณ์งบประมาณล่วงหน้าได้อย่างแม่นยำกว่าการวิเคราะห์เชิงสถิติแบบเดิม
โดยในอนาคตองค์กรที่ขาดระบบวิเคราะห์ลักษณะนี้ มีแนวโน้มจะสูญเสียโอกาสในการต่อรอง และไม่สามารถควบคุมต้นทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. การบริหารคลังสินค้าและคาดการณ์ความต้องการ (Inventory and Demand Forecasting)
การจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพต้องมีข้อมูลล่วงหน้าที่แม่นยำ ไม่ใช่เพียงการตอบสนองเมื่อมีความต้องการเกิดขึ้นแล้ว
- AI สามารถวิเคราะห์ข้อมูลย้อนหลังร่วมกับปัจจัยภายนอก เช่น ฤดูกาล แคมเปญการตลาด หรือแนวโน้มเศรษฐกิจ เพื่อคาดการณ์ความต้องการในอนาคต
- ระบบสามารถเชื่อมโยงข้อมูลระหว่าง ERP, POS และคลังสินค้า เพื่อกำหนดระดับสินค้าคงคลังที่เหมาะสม ลดทั้งภาวะขาดแคลน (stockout) และสินค้าล้นคลัง
- การตัดสินใจสั่งซื้อจึงไม่ได้อิงเพียง “ประสบการณ์” ของบุคลากรอีกต่อไป แต่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลที่วิเคราะห์อย่างเป็นระบบ
3. การจัดการและประเมินผลซัพพลายเออร์ (Supplier Benchmarking and Risk Assessment)
ซัพพลายเออร์ไม่ใช่เพียงแหล่งจัดหา แต่คือ “พันธมิตรเชิงกลยุทธ์” ที่ส่งผลต่อความยืดหยุ่นของห่วงโซ่อุปทานทั้งระบบ
- AI สามารถรวบรวมข้อมูลจากแหล่งภายนอก เช่น ข่าวสารทางธุรกิจ รายงานความเสี่ยง รวมถึงข้อมูลภายใน เช่น ความตรงต่อเวลา การตอบกลับ RFQ หรือการเปลี่ยนแปลงราคาย้อนหลัง
- การประเมินซัพพลายเออร์จึงไม่ขึ้นอยู่กับมุมมองส่วนบุคคล แต่ขึ้นกับ “หลักฐานเชิงปริมาณ” และแนวโน้มที่ระบบสามารถชี้ให้เห็นได้ล่วงหน้า
องค์กรที่นำแนวทางนี้ไปใช้ สามารถลดความเสี่ยงด้านซัพพลายเชนล่วงหน้า และบริหาร portfolio ของซัพพลายเออร์ได้อย่างมีกลยุทธ์
4. การอัตโนมัติกระบวนการ (Process Automation)
ในกระบวนการจัดซื้อทั่วไป ร้อยละ 40–60 ของเวลาอาจถูกใช้ไปกับกิจกรรมที่มีลักษณะซ้ำซาก เช่น การกรอกแบบฟอร์ม ติดตามสถานะคำสั่งซื้อ หรือตอบอีเมลจากซัพพลายเออร์
- ด้วย Robotic Process Automation (RPA) และระบบ Workflow ที่ขับเคลื่อนด้วย AI งานเหล่านี้สามารถดำเนินการได้โดยอัตโนมัติในระดับความแม่นยำที่สูง
- Large Language Models (LLMs) เช่น GPT หรือ BERT ยังสามารถนำมาใช้กับระบบ Chatbot เพื่อให้ข้อมูลแก่ซัพพลายเออร์ หรือแนะนำเจ้าหน้าที่จัดซื้อในประเด็นเชิงนโยบายได้แบบเรียลไทม์
ผลลัพธ์คือ เวลาที่ประหยัดได้จะถูกนำกลับมาใช้กับกิจกรรมที่มีมูลค่าเชิงกลยุทธ์มากขึ้น เช่น การวางแผนการจัดซื้อเชิงลึก หรือการพัฒนาซัพพลายเออร์
5. การตรวจสอบ ความโปร่งใส และความยั่งยืน (Compliance & Sustainability Analytics)
ปัจจุบัน หลายองค์กรจำเป็นต้องรายงานตัวชี้วัดด้าน ESG การจัดซื้อจึงไม่ใช่แค่การจัดหาในราคาที่เหมาะสม แต่ต้องตรวจสอบย้อนกลับได้ โปร่งใส และรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อมและสังคม
- AI สามารถช่วยติดตามข้อมูลการจัดซื้อที่เกี่ยวข้องกับแหล่งที่มา สัญญาจ้าง และข้อกำหนดทางกฎหมายได้โดยอัตโนมัติ
- ระบบยังสามารถประเมิน “carbon footprint” จากแต่ละรายการจัดซื้อ เพื่อช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อมีข้อมูลประกอบการตัดสินใจที่สอดคล้องกับนโยบายองค์กร
การมีระบบวิเคราะห์ที่แม่นยำและเป็นปัจจุบัน จะทำให้องค์กรสามารถตอบคำถามด้าน ESG ได้อย่างมั่นใจและมีหลักฐานรองรับ
อยากเริ่มนำ AI ไปใช้งานควรจะเริ่มอย่างไร ?
การใช้ AI ในงานจัดซื้อจัดจ้างไม่จำเป็นต้องเริ่มจากระบบที่ซับซ้อนหรือการลงทุนขนาดใหญ่ วิธีที่เหมาะสมคือ
- ระบุ Pain Point ที่ชัดเจน เช่น การใช้เวลาในการวิเคราะห์ข้อมูลมากเกินไป หรือการขาดระบบติดตามผู้ขาย
- เริ่มต้นด้วยระบบย่อย เช่น RPA สำหรับใบสั่งซื้อ หรือ AI Chatbot สำหรับคำถามซ้ำซาก
- วาง Roadmap การพัฒนาโดยให้สอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจ ไม่ใช่เพียงเพราะเทคโนโลยี “น่าสนใจ
AI ไม่ได้มาเพื่อแทนที่มนุษย์ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง แต่เพื่อเสริมศักยภาพให้เจ้าหน้าที่สามารถตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูล สนับสนุนงานเชิงกลยุทธ์ และปรับตัวทันต่อพลวัตของตลาดและกฎระเบียบที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา การลงทุนใน AI จึงไม่ใช่ต้นทุนทางเทคโนโลยี หากแต่เป็น การลงทุนในขีดความสามารถระยะยาวขององค์กร
** บทความชิ้นนี้ถูกสร้างจากเนื้อหาบางส่วนจากการเข้ารับฟังการบรรยายของ อาจารย์ทัพนันทน์ เอี่ยวพานทอง ในหัวข้อการบรรยายเรื่อง AI เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพงานจัดซื้อและจัดจ้างอย่างก้าวกระโดด AI for Purchasing & Procurement ภายในงาน Automation Expo 2025 **
