จัดการเวลาของคุณให้ได้ผลด้วย Timeboxing และ Pomodoro Technique

การทำงานในทุกวันของใครหลายคน คงพบกับปัญหาในการจัดการเวลาให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด บางคนทำงานติดต่อกันหลายชั่วโมงโดยไม่หยุดพัก ทำให้สมองล้าและประสิทธิภาพลดลง ในขณะที่บางคนพบว่าการจัดลำดับความสำคัญของงานไม่ชัดเจนทำให้ต้องทำงานหลายอย่างพร้อมกันทำให้เกิดความสับสน จนไม่สามารถทำงานใดให้เสร็จสมบูรณ์ได้เลย

การไม่จัดสรรเวลาให้ชัดเจนมีผลเสียหลายประการ หากคุณทำงานโดยไม่แบ่งเวลาพักที่เหมาะสม คุณอาจเผชิญกับอาการเหนื่อยล้าอย่างรุนแรง ซึ่งเป็นหนึ่งในปัจจัยหลักที่นำไปสู่ภาวะ Burnout การทำงานติดต่อกันเป็นเวลานานทำให้สมองของคุณทำงานได้ช้าลง ประสิทธิภาพลดลงอย่างชัดเจน นอกจากนี้ การไม่ได้วางแผนหรือแบ่งเวลาสำหรับงานแต่ละงานอย่างชัดเจนอาจทำให้คุณใช้เวลามากเกินไปกับงานที่ไม่สำคัญ ในขณะที่งานสำคัญถูกละเลย สุดท้ายการขาดกรอบเวลาการทำงานที่ชัดเจนยังส่งผลต่อความรู้สึกในการทำงาน เมื่อคุณทำงานไปเรื่อย ๆ โดยไม่มีช่วงเวลาพักที่แน่นอน แรงจูงใจในการทำงานของคุณก็จะลดลงไปเรื่อย ๆ และทำให้การทำงานกลายเป็นภาระมากกว่าความท้าทายเมื่อเข้าใจถึงปัญหาเหล่านี้แล้ว การใช้เทคนิคที่มีโครงสร้างในการจัดการเวลาสามารถช่วยให้คุณแก้ปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ เทคนิคที่ได้รับความนิยมในปัจจุบันและเป็น 2 เทคนิคที่เราจะนำเสนอในวันนี้ คือ Timeboxing และ Pomodoro Technique

• Spiral Economy การพัฒนาแบบก้นหอยมุ่งสู่อนาคตเศรษฐกิจที่ยั่งยืน
• Advantech จัดเต็ม AI และความปลอดภัยดิจิทัลสำหรับภาคการผลิตในงาน Intelligent Asia
• เปลี่ยนโลกใน 11 ก้าว เจาะลึก Footprint สำคัญที่ช่วยสร้างอนาคตยั่งยืน

Timeboxing & Pomodoro Technique ตัวช่วยการจัดสรรเวลา

Timeboxing เป็นการจัดสรรเวลาล่วงหน้าสำหรับแต่ละงาน โดยกำหนดช่วงเวลาที่แน่นอนสำหรับงานใดงานหนึ่ง และเมื่อหมดเวลา ต้องหยุดทำงานนั้นและเปลี่ยนไปทำงานอื่น ไม่ว่างานนั้นจะเสร็จสมบูรณ์หรือไม่ก็ตาม Timeboxing ช่วยให้มีกรอบเวลาที่ชัดเจนในการทำงาน และช่วยให้ไม่ทุ่มเทเวลากับงานใดงานหนึ่งมากเกินไป การทำเช่นนี้ช่วยให้คุณสามารถจัดการงานหลายอย่างพร้อมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ และรู้สึกได้ถึงความก้าวหน้าในการทำงานเมื่อเห็นว่าทุกงานได้รับการจัดสรรเวลาอย่างเท่าเทียมกัน

ในขณะที่ Pomodoro Technique เป็นการแบ่งช่วงเวลาทำงานออกเป็นรอบสั้น ๆ หรือที่เรียกว่า “Pomodoro” ซึ่งแต่ละรอบจะใช้เวลา 25 นาที คุณทำงานอย่างเต็มที่ตลอด 25 นาทีนี้ และหลังจากนั้นจะได้พัก 5 นาที เพื่อให้สมองได้ผ่อนคลาย ก่อนจะเริ่มต้นรอบต่อไป เมื่อทำงานครบ 4 รอบ หรือประมาณ 100 นาที คุณจะได้พักยาวขึ้นประมาณ 15-30 นาที เทคนิคนี้ช่วยให้คุณไม่ทำงานต่อเนื่องจนเหนื่อยล้าเกินไป และยังสร้างวินัยในการพักผ่อนอย่างเหมาะสม การพักระยะสั้นๆ สม่ำเสมอนี้ช่วยเพิ่มสมาธิและความต่อเนื่องในการทำงานในช่วงเวลาที่เหมาะสม และยังช่วยป้องกันไม่ให้คุณเสียสมาธิระหว่างการทำงาน

การนำ Timeboxing และ Pomodoro Technique มาใช้สามารถนำไปประยุกต์ในหลายอาชีพและสถานการณ์ในชีวิตประจำวันได้ ตัวอย่างเช่น

• นักเขียน การใช้ Timeboxing ช่วยให้นักเขียนแบ่งเวลาสำหรับการคิดหัวข้อ การร่างเนื้อหา และการแก้ไขบทความ โดยกำหนดเวลาในแต่ละขั้นตอนอย่างชัดเจน ทำให้ไม่เสียเวลากับการแก้ไขมากเกินไปในช่วงแรกของงาน และมีความคืบหน้าไปตามขั้นตอนอย่างต่อเนื่อง
• โปรแกรมเมอร์ สามารถใช้ Pomodoro Technique ในการเขียนโค้ด เมื่อทำงาน 25 นาทีเสร็จแล้วพัก 5 นาที สมองจะได้มีโอกาสพักและพร้อมที่จะเริ่มรอบถัดไปอย่างมีประสิทธิภาพ
• พนักงานออฟฟิศ Timeboxing สามารถนำมาใช้ในการจัดประชุม กำหนดเวลาที่แน่นอนในการพูดคุยแต่ละหัวข้อ เพื่อป้องกันการถกเถียงหรือละเลยปัญหาที่สำคัญ ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพและไม่เกินเวลา

Timeboxing & Pomodoro ตอบโจทย์ปัญหาการจัดการเวลาได้อย่างไร?

การจัดการเวลาและการแบ่งเวลาทำงานกับการพักอย่างชัดเจนช่วยแก้ปัญหาการทำงานเกินเวลา การเหนื่อยล้า และการขาดความชัดเจนในการจัดลำดับงานได้ Timeboxing ช่วยให้คุณสามารถจัดการงานหลายอย่างพร้อมกัน โดยการกำหนดกรอบเวลาที่แน่นอน ในขณะที่ Pomodoro Technique เหมาะสำหรับงานที่ต้องการสมาธิสูงและสามารถแบ่งออกเป็นช่วงเวลาสั้น ๆ ทั้งสองเทคนิคช่วยให้คุณสร้างโครงสร้างการทำงานที่สมดุลระหว่างการทำงานและการพัก ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพและลดความเครียดจากการทำงาน

ข้อดีและข้อเสีย

Timeboxing

• ข้อดี ช่วยให้มุ่งเน้นการทำงานในเวลาที่กำหนด ลดการผัดวันประกันพรุ่ง และทำให้สามารถจัดการหลายงานพร้อมกันได้อย่างมีระบบ
• ข้อเสีย หากไม่สามารถทำงานให้เสร็จในเวลาที่กำหนด อาจรู้สึกเครียดหรือผิดหวังได้ นอกจากนี้ การหยุดทำงานก่อนที่งานจะเสร็จสมบูรณ์อาจทำให้รู้สึกว่าไม่ได้ทำงานสำคัญให้เต็มที่

Pomodoro Technique

• ข้อดี ช่วยให้มีสมาธิและทำงานได้อย่างต่อเนื่องในช่วงเวลาสั้น ๆ การพักระหว่างรอบช่วยฟื้นฟูสมองและป้องกันความเหนื่อยล้าในระยะยาว
• ข้อเสีย อาจไม่เหมาะกับงานที่ต้องใช้เวลาและสมาธิต่อเนื่องยาวนาน เช่น การวิจัยที่ต้องใช้เวลาในการเชื่อมโยงข้อมูล หรือการทำโปรเจกต์ที่ต้องการความต่อเนื่อง

การประยุกต์ใช้ร่วมกับเทคนิคอื่น 

ทั้ง Timeboxing และ Pomodoro Technique สามารถทำงานร่วมกับเทคนิคการจัดการเวลาอื่น ๆ ได้ เช่น

• Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการจัดลำดับความสำคัญของงาน เมื่อรู้ว่างานไหนสำคัญหรือเร่งด่วน สามารถนำ Timeboxing มาใช้ในการจัดการเวลาสำหรับงานเหล่านั้น
• GTD (Getting Things Done) จะเน้นที่การจัดการงานหลาย ๆ งานโดยไม่ต้องเก็บไว้ในหัว สามารถใช้ Pomodoro Technique ในการจัดการงานเหล่านี้ทีละอย่าง โดยไม่ให้สมองต้องพะวงกับงานอื่น ๆ ที่ยังไม่ถึงคิว

ปรับให้เข้ากับตัวเอง

ไม่ว่าจะเลือกใช้ Timeboxing หรือ Pomodoro Technique การปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับตัวเองเป็นสิ่งสำคัญ ตัวอย่างเช่น

• สำหรับ Timeboxing อาจกำหนดช่วงเวลาที่ไม่เท่ากันในแต่ละงาน เช่น งานที่สำคัญและซับซ้อนอาจใช้เวลามากกว่า 1 ชั่วโมง ในขณะที่งานที่เล็กกว่าอาจใช้เวลาเพียง 30 นาที
• Pomodoro Technique สามารถปรับช่วงเวลาได้เช่นกัน หากพบว่า 25 นาทีสั้นเกินไป อาจปรับเป็น 45 นาทีทำงาน และ 10 นาทีพัก เพื่อให้สอดคล้องกับการทำงาน

นอกจากนี้ยังมีการศึกษาวิจัยหลายชิ้นที่สนับสนุนการใช้เทคนิคการจัดการเวลา เช่น Pomodoro Technique ซึ่งมีการค้นพบว่าการทำงานในช่วงเวลาสั้น ๆ แล้วหยุดพักสม่ำเสมอช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและสมาธิในการทำงาน นอกจากนี้ยังมีการวิจัยที่ชี้ให้เห็นว่า Timeboxing ช่วยลดการผัดวันประกันพรุ่งและทำให้ผู้คนมีแนวโน้มที่จะทำงานให้เสร็จตรงเวลาได้มากขึ้น แหล่งที่มาหลักของเทคนิคเหล่านี้สามารถพบได้ในงานเขียนของ Francesco Cirillo ผู้คิดค้น Pomodoro Technique และนักวิจัยที่สนับสนุนแนวคิดของ Timeboxing เช่น Cal Newport

คำแนะนำในการเริ่มต้นใช้งาน 

หากต้องการเริ่มต้นใช้งาน Timeboxing หรือ Pomodoro Technique ลองใช้แอปพลิเคชันหรือเครื่องมือที่ช่วยในการวางแผน เช่น

• Timeboxing สามารถใช้แอปพลิเคชันปฏิทิน เช่น Google Calendar หรือ Microsoft Outlook ในการแบ่งเวลาสำหรับงานแต่ละงาน
• Pomodoro Technique มีแอปพลิเคชันเฉพาะ เช่น Pomodone หรือ Focus Booster ที่จะช่วยจับเวลาและแจ้งเตือนเมื่อถึงเวลาพัก

เริ่มต้นด้วยการทดลองใช้งานเทคนิคใดเทคนิคหนึ่งในวันแรก จากนั้นประเมินผลลัพธ์ และปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับรูปแบบการทำงาน

ทั้ง Timeboxing และ Pomodoro Technique เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการจัดการเวลา แต่ก็ไม่มีเทคนิคใดที่เป็นสูตรสำเร็จที่เหมาะกับทุกคน การจัดการเวลาที่ได้ผลที่สุด คือ การค้นหาเทคนิคที่เหมาะสมกับสไตล์การทำงานและการใช้ชีวิตของคุณเอง ดังนั้น อย่าลังเลที่จะทดลองใช้ทั้งสองเทคนิคนี้ เพื่อค้นหาวิธีที่ทำให้คุณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดในทุกๆ วัน

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม 

• The Pomodoro® Technique Book | Francesco Cirillo (pomodorotechnique.com)
• Microsoft Word – chi1038-mark.doc (uci.edu)
• Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World – Cal Newport
• Deep work : rules for focused success in a distracted world : Newport, Cal, author : Free Download, Borrow, and Streaming : Internet Archive
• Timeboxing: A Complete Guide (timechamp.io)
• Timeboxing 101: กลยุทธ์การบริหารเวลาที่มุ่งเน้นเป้าหมาย [2024] • Asana